Металлические картотеки для трудовых книжек — хранение бланков строгого учёта
Картотека для трудовых книжек — это металлический шкаф или ящик с ячейками и разделителями под размер трудовой книжки, применяемый в отделах кадров. Трудовая книжка формата 88×125 мм относится к документам строгого учёта: работодатель отвечает за её сохранность, ведёт книгу учёта движения книжек и вкладышей, а сами бланки, включая незаполненные, должны храниться в запираемом шкафу или сейфе. Именно поэтому под трудовые книжки применяют не обычные полки, а компактные картотеки с мелкой ячейкой и надёжным замком. БИКОМ — производитель металлической мебели в Санкт-Петербурге.
Характеристики и особенности
- корпус из стали 0,8–1,5 мм, порошковое полимерное покрытие;
- ячейки или ящики под формат книжки 88×125 мм с алфавитными разделителями;
- вместимость: от 50 до 500 книжек в зависимости от модели;
- компактные габариты — настольные и настенные исполнения от 300 мм;
- отдельная секция под чистые бланки книжек и вкладышей;
- замок ригельный, сувальдный или кодовый — обязательное требование к учёту;
- усиленные исполнения с сейфовой дверью для организаций с высокими требованиями;
- рамки для этикеток с диапазоном фамилий или подразделением;
- отверстия под анкерное крепление к стене или столу.
Где применяются
- отделы кадров и отделы персонала;
- бухгалтерии малых предприятий, где кадровый учёт ведёт бухгалтер;
- государственные и муниципальные учреждения;
- образовательные и медицинские организации;
- кадровые агентства и компании на аутсорсинге персонала;
- предприятия с сезонным набором работников — интенсивный оборот книжек;
- архивы — невостребованные книжки уволенных работников.
Плюсы и минусы
Преимущества:
- выполнение требований к хранению бланков строгого учёта в запираемом шкафу;
- алфавитная систематизация — книжка находится мгновенно при приёме и увольнении;
- ячейка под точный формат: книжки не гнутся и не теряются между папками;
- компактность: картотека на 200 книжек занимает менее 0,1 м² на столе или стене;
- отдельная секция чистых бланков упрощает инвентаризацию.
Ограничения:
- узкая специализация: под личные дела формата А4 картотека не подходит;
- обычное исполнение с ригельным замком не является сейфом — для повышенных требований нужен шкаф-сейф;
- при переходе на электронные трудовые книжки часть вместимости может остаться незадействованной;
- настольные модели без анкерного крепления можно унести целиком.
Сравнение решений для трудовых книжек
| Решение | Вместимость | Уровень защиты | Габариты | Когда выбирать |
|---|---|---|---|---|
| Картотека для трудовых книжек | 50–500 | Замок, стальной корпус | Компактные | Штат до 500 человек |
| Шкаф-сейф ШБ | 100–300 | Усиленный, сейфовая дверь | Средние | Повышенные требования учёта |
| Картотека для личных дел | 100–500 дел | Центральный замок | Крупные | Книжки вместе с делами |
| Ящик в столе кадровика | До 50 | Минимальный | Минимальные | Не рекомендуется |
Производство БИКОМ
БИКОМ изготавливает картотеки для трудовых книжек на собственном производстве: подбираем вместимость по штатной численности, размер ячейки под книжки и вкладыши, изготавливаем настольные, настенные и напольные исполнения, выделяем секции для чистых бланков, устанавливаем ригельные, сувальдные и кодовые замки, выпускаем усиленные модели с сейфовой дверью, комплектуем алфавитными разделителями и рамками для этикеток, окрашиваем по каталогу RAL. Поставляем розницей и оптом, работаем по 44-ФЗ и 223-ФЗ, доставляем по Санкт-Петербургу, Ленинградской области и в регионы России.