Металлические картотеки для личных дел — хранение кадровой документации
Картотека для личных дел — это металлический шкаф с выдвижными ящиками, приспособленный под хранение личных дел работников: папок с копиями документов, анкетами, приказами, трудовыми договорами и дополнительными соглашениями. Специфика задачи в том, что личное дело — это документ с персональными данными, обращение к нему происходит регулярно, а срок хранения после увольнения составляет 50 или 75 лет в зависимости от даты создания. Поэтому шкаф должен обеспечивать и запираемость по 152-ФЗ, и быстрый поиск по алфавиту, и сохранность бумаги на десятилетия. БИКОМ — производитель металлической мебели в Санкт-Петербурге.
Характеристики и организация хранения
- корпус из стали 0,7–1,2 мм с порошковым полимерным покрытием;
- ящики на телескопических направляющих, нагрузка 25–50 кг;
- число ящиков 2–5, каждый вмещает 40–120 личных дел в зависимости от толщины;
- рамки для подвесных папок формата А4 либо разделители с алфавитными табличками;
- подвижный прижим, фиксирующий папки при неполном заполнении;
- центральный замок на все ящики, опционально сувальдный повышенной секретности;
- рамки для этикеток на фасаде ящика — диапазон фамилий или подразделение;
- антиопрокидывающий механизм и крепление к стене.
Где применяются
- отделы кадров предприятий и организаций любого масштаба;
- государственные и муниципальные учреждения, администрации;
- школы, вузы, детские сады — дела сотрудников и обучающихся;
- медицинские учреждения, ЛПУ, санатории;
- силовые структуры, охранные предприятия;
- кадровые агентства и аутсорсинговые компании;
- архивы организаций — дела уволенных работников на длительном хранении.
Плюсы и минусы
Преимущества:
- соответствие требованиям 152-ФЗ к запираемому хранению персональных данных;
- алфавитная систематизация: дело находится за секунды без перебора папок;
- вертикальное положение сохраняет бумагу десятилетиями без заломов;
- подвесные папки не проваливаются и не деформируются при частом обращении;
- стальной корпус защищает от пыли, света и случайных повреждений.
Ограничения:
- вместимость ограничена: при численности свыше 400–500 работников нужны несколько картотек или комбинация с полочными архивами;
- картотека не является сейфом и не защищает от целенаправленного взлома;
- заполненный шкаф весит 150–300 кг — учитывайте нагрузку на пол;
- требуется место впереди для выдвижения ящика.
Способы хранения личных дел: сравнение
| Решение | Скорость поиска | Соответствие 152-ФЗ | Дел на корпус | Для кого |
|---|---|---|---|---|
| Картотека для личных дел | Максимальная | Да, с замком | 100–500 | Активная кадровая работа |
| Закрытый шкаф с полками | Средняя | Да, с замком | 300–800 | Крупный кадровый архив |
| Шкаф-сейф ШБ | Средняя | Да, усиленная защита | 50–200 | Дела руководства, ЭЦП |
| Открытый стеллаж | Высокая | Не соответствует | 500+ | Только обезличенные документы |
Изготовление на производстве БИКОМ
БИКОМ производит картотеки для личных дел и адаптирует их под кадровую службу заказчика: рассчитываем вместимость по штатной численности, подбираем число и глубину ящиков, комплектуем рамками для подвесных папок, алфавитными разделителями и прижимами, устанавливаем центральные и сувальдные замки, изготавливаем корпуса под столешницу или в нишу, окрашиваем в цвет по каталогу RAL. Поставляем от одного шкафа до комплексного оснащения отдела кадров и архива, работаем с бюджетными закупками по 44-ФЗ и 223-ФЗ, доставляем по Санкт-Петербургу, Ленобласти и в регионы России, выполняем сборку.